Προς την κατεύθυνση αυτή και ως εφαλτήριο για τη δρομολόγηση των διαδικασιών συγκρότησης του ευρετηρίου θα πραγματοποιηθεί την Τετάρτη 25 Οκτωβρίου 2017 στο Κοβεντάρειο στις 18:00 το απόγευμα συνάντηση των πολιτιστικών συλλόγων του Δήμου Κοζάνης με ανοικτή συζήτηση – διαβούλευση. Τη συνάντηση θα συντονίζει η Εντεταλμένη Ερευνήτρια του Κέντρου Λαογραφίας της Ακαδημίας Αθηνών κ. Ζωή Ν. Μάργαρη, η οποία και εισηγήθηκε την πρόταση συγκρότησης του Ευρετηρίου.
Η συγκρότησή του πρόκειται να γίνει από τους φορείς της Άυλης Πολιτιστικής Κληρονομιάς που είναι οι κοινότητες, οι ομάδες, ακόμα και μεμονωμένα άτομα, προκειμένου να μοιραστούν τη δική τους πολιτισμική εμπειρία τόσο με το τοπικό όσο και με το παγκόσμιο κοινό. Την οργανωτική ευθύνη και τον συντονισμό θα έχει ο ΟΑΠΝ με την επιστημονική συνδρομή της κ. Μάργαρη.